Как сшивать документы нитками

Пошагово: как правильно сшивать документы нитками

Случаев, когда необходимо правильно сшивать документы нитками не так и много, это подшивка документов для хранения (см.инструкцию как правильно сшивать документы пошагово с фото и видео), а также, что гораздо ответственнее и страшнее — это когда нужно правильно сшивать документы нитками по требованию налоговой инспекции. Страшно не в том плане, что обвинения и наказания не избежать, а чисто психологически. А вот технически всё достаточно просто — в приказе ФНС России от 07.11.18 № ММВ-7-2/628@ в приложении №18 есть ответы на многие нюансы, которые раньше никто не разъяснял, и практика могла быть несколько различной. Теперь есть на что ориентироваться. Сразу нужно оговориться, что приказ ФНС позволяет выбирать способ подачи документов — через ТКС, через кабинет налогоплательщика и в бумажном виде, посылаемом заказным письмом. Казалось бы что легче, чем послать файлом? Однако если документооборот не электронный, то едва ли это будет легче — придется очень много сканировать, обрабатывать и т.д. Да и возникнут вопросы с нумерацией и прочими нюансами, которые в письме не разъяснены, но на которые ссылается ст.93 НК. То есть работы будет скорее всего в разы больше по сканированию и приведению отсканированных файлов к установленным форматам. Так что выбор будет скорее всего в пользу бумажных копий документов.

Итак, как правильно сшивать документы нитками согласно НК и приказам ФНС? Прежде всего рассмотрим ситуацию, когда нужно в ответ на требование налоговой инспекции начать правильно сшивать документы нитками — набор и объем документов необходимо внимательно изучить в тексте требования / предписания, и уже на основании этого документа начать подготовку. Прежде всего нужно изучить сам приказ, не помешает и знакомство (освежение в памяти) ст. 93 НК, к слову можно воспользоваться и комментариями к этой статьей, но быть при этом внимательными — комментарии могли бы опубликованы до появления последнего приказа ФНС. Итак, сам текст приказа посвящен не одному десятку ситуаций, чтобы узнать как правильно сшивать документы нитками нам понадобится приложение 18 к приказу. В этом приложении содержатся следующие правила оформления бумажных документов хозяйствующим субъектом:

— Объем одного тома документов не должен превышать 150 листов, исключение — многостраничный документ
— сшивать документы нитками в каждый том нужно отдельно, равно как и нумеровать арабскими цифрами начиная с единицы
— делая копии документов необходимо заранее предусмотреть достаточно места, чтобы можно было сшивать документы нитками, не закрывая корешком никаких частей документа от слова «абсолютно», при этом необходимо сшивать документы в углу нитками таким образом, чтобы документы не повредились при прочтении и при этом могли быть по отдельности отсканированы сотрудниками ФНС
— сшить документы нитками можно используя только прочную нить, концы её должны выводиться на оборотную сторону последнего листа в томе, и связываться
— заверить сшитые документы нужно подписью должностного лица с указанием ФИО, должности, количества листов с помощью арабский цифр или прописью, датой и собственно подписью. На концы ниток должна заходить бумага, на которой заверительная подпись и будет сделана, при этом личная подпись должна частично заходить на бумажную наклейку
— недостаточно знать как правильно сшивать документы нитками, нужно ещё и правильно оформить документы перед отправкой в налоговую, а именно — необходимо составить сопроводительное письмо, где указывается требование ФНС о предоставлении документов / информации, на основании которого документы истребованы были, его дата и номер, а также количество листов. Опись высылаемых документов либо включается в сопроводительное письмо, либо оформляется отдельно.

1 комментарий

  1. В место, где связываются концы нитки, размещают наклейку,  в которой указывается: подпись ответственного лица, его должность, ФИО, количество листов тома, дату заверения. Если документы сшивал ИП, то должность указывать не требуется.

Добавить комментарий

 

— required *

— required *

kontur
Hostenko