Ежеквартально организации и предприниматели, имеющие наемных сотрудников, представляют в Пенсионный фонд и Фонд социального страхования отчетность по заработной плате. Точнее с выплат сотрудникам. В налоговую инспекцию сведения представляются раз в год по форме 2-НДФЛ и 3-НДФЛ(для определенных категорий плательщиков). Практически каждым год мы узнаем, что были утверждены новые формы отчетности по заработной плате в фонды, а также сроки их отправки — и к этому уже все привыкли. Но вот радует, когда хоть что-то осталось без изменений 🙂 И тема про отчетность бухгалтера по заработной плате не имеет шансов устареть в России, похоже…
Отчетность бухгалтера по заработной плате в ФСС
Начиная с первого квартала, отчетность по заработной плате в Фонд социального страхования нужно представлять по новой форме. На данный момент она находится на утверждении. Основные изменения в отчете коснулись второго и четвертого разделов, таблиц 3.1 и 7. В разделе 2 были добавлены строки для отражения информации по страховым случаям для иностранных граждан. Ранее при наступлении временной нетрудоспособности для всех категорий была одна строка . Также появились строки для отражения среднего заработка по дополнительным выходным, предназначенных для ухода за ребенком-инвалидом (12 строка), и начислению страховых взносов на эти суммы. В 16 строке теперь нужно проинформировать о не выплаченных, но начисленных пособиях по социальному страхованию.
В таблице 3.1 теперь нужно будет указать данные об иностранных работниках: ФИО и СНИЛС. Полностью изменен раздел 4. Он предназначен для разных категорий организаций, применяющих пониженные тарифы: IT-фирмы, ИП на УСН, соответствующие п.8 ч.1 ст.58 212-ФЗ, и предприниматели на патенте, некоммерческие организации. Новая таблица 7 теперь идентична таблице 1 и заполняется по тому же принципу, только для взносов на страхование от несчастных случаев на производстве.
Представлять отчетность по заработной плате нужно до 20 числа после окончания квартала на бумажном носителе или до 25 числа в электронной форме.
Отчетность по заработной плате в ПФР
Отчетность по заработной плате в ПФР постоянно изменяется, меняются формы, сроки сдачи отчетности, порядок расчета и заполнения, уже не говоря про смену реквизитов. Так что за отчетностью в ПФР нужно следить пристально, конечно, новости читать — это хорошо, но важнее работать в бухгалтерской программе, которая эти новости прочитала еще до вас и уже начала ко всему готовиться. Чтобы ко времени вступления изменений в силу, уже всё было готово. Но «теоретическую» подготовку бухгалтера это не отменяет, конечно.
Форма РСВ-1 включает в себя сведения о начисленных и уплаченных взносах, а также персонифицированный учет. Если организация имеет несколько тарифов по начислению взносов, то для каждого из них заполняется отдельный раздел 2.1 и ставится соответствующий шифр. Такая ситуация бывает при совмещении нескольких режимов налогообложения.
Шестой раздел по индивидуальным сведениям заполняется отдельно на каждого сотрудника организации. Представляется общая информация (ФИО и СНИЛС), сведения о начисленных в течение квартала и нарастающим итогом суммах заработной платы и взносов, стаже сотрудника и, при необходимости, корректирующих сведениях. Все данные объединяются в пачки, номера, суммы начисленных взносов которых, проставляют в разделе 2.5.1.
Отчетность по заработной плате в ИФНС
В большинстве случаев отчетность по заработной плате в ИФНС сдают в виде справок о доходах сотрудников по форме 2-НДФЛ. Разделы 3-5, в которых содержится информация об облагаемых суммах, вычетах, исчисленном и уплаченном налоге, заполняются отдельно для разных ставок. С 2015 года ставка НДФЛ с дивидендов физических лиц-резидентов выросла до 13%. Но заполнять разделы 3-5 по этим выплатам нужно все равно отдельно от доходов по заработной плате. Справки необходимо отправить в налоговую инспекцию не позднее 1 апреля. Отчитаться в бумажном виде можно, если численность сотрудников не превышает 10 человек.
Декларацию 3-НДФЛ заполняют индивидуальные предприниматели, либо физические лица, которые обращаются в налоговую инспекцию за возмещением вычетов или осуществляли в отчетном году продажу недвижимости или автотранспортного средства. Форму сдают до 30 апреля.
Чтобы не забыть когда и что нужно сдавать, нужно найти обновляемый календарь. Можно совершенно спокойно и уверенно рекомендовать календарь отчетности для работодателя в онлайн-сервисе Контур Эльба, календарь удобен и бесплатен, умеет оповещать о начале и окончании отчетности, имеет историю предыдущих лет (ну мало ли, вдруг нужно сдать что-то за прошлые периоды) и т.д. Календарь доступен станет сразу же после регистрации в Эльбе:
Попробовать Эльбу 30 дней бесплатно
Однако для масштабной и полноценной работы работе с сотрудниками возможностей Эльбы может не хватить, а желания готовить отчетность по заработной плате одновременно в Эльбе и тетрадке/другой программе/экселе желания нет, то можно посоветовать обратить внимание на специализированный, удобный онлайн-сервис от того же разработчика, что и Эльба, это сервисе Контур Бухгалтерия. В нём с удовольствием работают не только бухгалтера, но и предприниматели, в том числе если выбрать соответствующий тариф именно для того, чтобы готовить отчетность по заработной плате и тут же с помощью сервиса отправлять её онлайн. Сервис также имеет полмесяца бесплатной работы, а после первой оплаты вас ждёт подарок — прибавление квартал к купленному годовому тарифу: