По закону (ст. 346.24 Налогового кодекса РФ) налогоплательщики, применяющие упрощенную систему налогообложения , обязаны вести учет доходов и расходов в Книге учета доходов и расходов (КУДИР) организаций и индивидуальных предпринимателей. На каждый календарный год заводится новая Книга учета. Ее можно вести как в электронном, так и в бумажном виде по установленном образцу. Но как бы её не вести, после завершения года встанет вопрос про заверение КУДИР. Если её вести в бумажном виде, то книгу в начале года нужно заверить в инспекции (пронумеровав её и т.д.), для электронного варианта такого требования нет. По окончании календарного года электронную версию Книги учета нужно распечатать, пронумеровать, сшить и подписать. И встает вопрос о заверении КУДИР, порядке, необходимости этого, наказаниях и сроках. Итак по порядку.
Как происходит заверение книги доходов и расходов?
Инспекторы обязаны заверить Книгу учета в день обращения предпринимателя и в присутствии его самого либо представителя (код услуги «02.01.010» Единого стандарта обслуживания налогоплательщиков, утвержденного Приказом ФНС России от 05.10.2010 N ММВ-7-10/478@). Но могут и растянуть на несколько дней. А если вы с этим столкнулись, то, скорее всего, вы пришли в отчетный период… В случае, если сразу не заверяют, стоит подавать вместе с Книгой учета сопроводительное письмо в двух экземплярах, на втором инспектор должен расписаться и поставить печать. В письме указывается, за какой период составлена книга учета доходов и расходов и кто её заберет после заверения — лично предприниматель или его представитель, например бухгалтер.
А что делать, если деятельность не велась?
Отсутствие показателей деятельности организации не является основанием для отказа в заверении книги ( (код услуги «02.01.010» Единого стандарта обслуживания налогоплательщиков, утвержденного Приказом ФНС России от 05.10.2010 N ММВ-7-10/478@)
А что будет, если я не заверю/вовремя не заверю книгу учета доходов и расходов?
Федеральная налоговая служба в своем письме №АС-4-3/13352@ разъяснила, что за несвоевременное заверение в инспекции Книги учета доходов и расходов налогоплательщиком, применяющим УСН, нельзя привлечь к ответственности по ст. 120 Налогового кодекса РФ поскольку указанной статьей предусмотрена ответственность организаций за грубое нарушение правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения, если эти деяния совершены в течение одного налогового периода.
При этом под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения для целей указанной ст. 120 НК РФ понимаются отсутствие первичных документов, или отсутствие счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета или налогового учета, систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета, в регистрах налогового учета и в отчетности хозяйственных операций, денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений налогоплательщика.
Высший Арбитражный Суд РФ в своем решении от 11.09.2009 N 9513/09 указал, что книга учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения, является документом налогового учета, а в данном случае порядок заверения книги доходов и расходов следует отнести к ее форме.
Следовательно, нарушение обязанности заверения в установленном порядке КУДИР в налоговом органе не может приравниваться к отсутствию регистра налогового учета и, следовательно, не образует состава правонарушения, ответственность за которое предусмотрена ст. 120 Кодекса.
А раз НК РФ не предусматривает ответственности за не заверение книги доходов и расходов, то и арбитражные суды указывали, что привлечь налогоплательщика к ответственности по п. 1 ст. 126 НК РФ можно только в случае непредставления такой книги в инспекцию в рамках проведения налоговой проверки. Если же данная книга, хоть и незаверенная, будет передана в налоговый орган, то ответственности по п. 1 ст. 126 НК РФ нет (Постановления ФАС Дальневосточного округа от 19.09.2007, 12.09.2007 N Ф03-А51/07-2/3471, ФАС Восточно-Сибирского округа от 06.02.2007 N А19-18593/06-33-Ф02-223/07-С1).
Кроме того есть письмо ФНС России от 03.02.2010 N ШС-22-3/84, в котором указано, что требование о представлении книг учета доходов и расходов для заверения в инспекцию не содержится в Налоговом кодексе РФ (равно как и сроки её предоставления для заверения) и в этой связи налоговые органы не вправе требовать от налогоплательщиков предъявления книги учета доходов и расходов для заверения. Налогоплательщики только по своему желанию могут обратиться в инспекцию для проставления отметки налогового органа на таких книгах.
Напоследок. Распечатанную, прошитую и заверенную КУДИР стоит хранить вместе с распечатанными письмами ФНС. Однако лучше узнать позицию своей налоговой инспекции, и если они настаивают, то стоит найти время и заверить книгу, а чтобы избежать очередей, удобнее это сделать в межотчетный период. Конечно, в случае претензий насчет не заверенной книги учета УСН, в суде (чиновники свое неправильное решение всегда отстаивают до последнего) будет доказана правота налогоплательщика, но нервы и время стоят дороже.
Можно ли пройти заверение книги доходов и расходов через интернет?
Несмотря на распространение отчетности в электронном виде (с использованием ЭЦП), и высокой лояльности в ней налоговой, КУДИР в электронном виде на заверение не принимается. Причина, как обычно, кроется в отсутствии соответствующей нормативной базы.