По сути регистрация онлайн-кассы должна пройти три этапа — регистрация аппарата на сайте налоговой в личном кабинете пользователя, затем регистрация аппарата на сайте любого ОФД опять же в личном кабинете пользователя, и последний этап — это сообщение налоговой о том, что вы зарегистрировали свою онлайн-кассу. Это суть процедуры. Просто это или сложно? Как зарегистрировать онлайн-кассу? Вроде это уже и не новшество, но при этом в процессе участвуют производители онлайн-кассы и операторы фискальных данных. А это означает, что можно выбрать какого-то странного производителя, у которого нет ни работающих инструкций, ни оперативной поддержке по установке драйверов и т.д. Естественно, что интерфейс личного кабинета у разных ОФД будет разный. Поэтому инструкция как зарегистрировать онлайн-кассу ну просто не может быть одновременно и универсальной, и разбирающей все нюансы. Например, перед процедурой регистрации онлайн-кассы нужно получить сертификат электронной подписи, установить нужное ПО на компьютер/ноутбук (КриптоПро и др.), подготовить оборудование по инструкции производителя, выбрать ОФД и заключить с ним договор (оплатить подписку на тариф). Тут тоже есть свои нюансы — у кого-то электронная подпись есть, но нужно проверять входит ли в её область применения регистрация на сайте ФНС и работа с выбранным вами ОФД, с другой стороны у кого-то оборудование новое, у кого-то модернизированное, и это тоже может привнести свои нюансы.
В настоящей статье предпринята попытка описать как проходит регистрация онлайн-кассы в обычном порядке, также в статье будет видео, в нём хорошо разобрано как работать с сайтом ФНС — а это, как раз, общее практически для всех, нюансы всплывают из-за производителей касс и, в меньшей степени, ОФД. Некоторые изменения, разумеется, возможно и в самом личном кабинете на сайте инспекции. Конечно, можно порассуждать почему очень дешевые кассы имеют очень плохую поддержку и т.п., но это отдельная тема. Хотелось бы надеяться, что регистрация онлайн-кассы обрастёт реальными отзывами пользователей различных производителей, и тогда уже будет складываться картинка с кем можно спокойно работать, а от кого ждать сюрпризы). Кстати, совет №1 — запишите все нюансы, которые вы встретили — регистрация онлайн-кассы может вам понадобится ещё не раз, ведь оборудование меняется, ломается, отделы расширяются, да и в наличии бывает несколько точек продаж, в общем причин пройти эту процедуру может быть не мало. Хотя самый главный совет — дочитать инструкцию до конца, и посмотреть видеоролик, это важно! И только потом уже приступать к регистрации.
1) Первый шаг — ККТ
Учетом и регистрацией контрольно-кассовой техники ведает налоговая служба, так было, и так есть, следовательно первым делом нам нужно уведомить инспекцию о том, что мы уже выбрали, приобрели онлайн-кассу, а чтобы уведомить ФНС — нужно из личного кабинета подать заявление с помощью своей электронной подписи. Кстати, можно вполне найти повод для радости — регистрация онлайн-кассы стало чуть ли не самой важной услугой с момента запуска госуслуг в электронном виде, так что от них теперь можно ждать вполне конкретную пользу. Ну и ходить никуда не нужно! Достаточно в личном кабинете найти закладку «Учет ККТ», затем в окошке «Зарегистрировать ККТ» выбираем «Заполнение параметров заявления вручную».
При желании можно пойти более сложным путем — скачать образец заявления, заполнить его и затем загрузить. Но если выбрать первый вариант, то легко и непринужденно вносим реквизиты номера онлайн-кассы, фискального накопителя, модель кассы (нужно нажать одинокую кнопку «Выбрать»), адрес установки ККТ и т.д., всё ясно и просто, номера мгновенно проверяются и остается только подписать и отправить заявление из личного кабинета. Фактом того, что регистрация онлайн-кассы прошла успешно будет присвоение регистрационного номера ККТ — данное изменение появится в личном кабинете в свойствах конкретной кассы.
Дождавшись этого, можно завершить регистрацию кассы — провести её фискализацию, то есть уведомив налоговую о новом устройстве, нужно через интернет подключить устройство к серверам налоговой инспекции. Эта процедура делается с помощью специальной программы, которую производитель онлайн-кассы прикладывает к продаваемой технике. Нужно по инструкции подключить онлайн-кассу к ноутбуку/компьютеру и пройти все шаги. Будьте готовы к тому, что на данном этапе вылезут вопросы, проблемы, баги и т.д. Но их всех можно побороть! В любом случае результатом должен стать чек-отчет, который распечатается. На этом первый, и самый сложный шаг, завершается.
2) Второй шаг — ОФД
В новой жизни касс будут участвовать три стороны (в техническом плане) — это сама онлайн-касса, серверы налоговой инспекции и серверы оператора фискальных данных. На первом шаге мы задействовали первых двух участников, осталось в процесс включить третьего — ОФД, с которым вы, конечно, уже заключили договор и зарегистрировались на его сайте. Тут все нюансы куда что нажимать будут зависеть от интерфейса личного кабинета того или иного ОФД, но суть процедуры одинаковая: вводим реквизиты ККТ из отчета-чека, полученного на первом шаге и всё, ОФД принимает новое устройство.
3) Как зарегистрировать онлайн-кассу — последний третий.
Регистрация онлайн-кассы конечно, далека от автоматизации, и вместо обмена данными между ведомствами и посредниками мы получаем необходимость самостоятельно одни и те же реквизиты сообщать и туда, и туда. Так вот, реквизиты с отчета-чека нужно будет ввести в личном кабинете на сайте налоговой. Как и прочие шаги, этот шаг будет иметь документальное подтверждение — в личном кабинете на сайте налоговой сформируется отчет (карточка регистрации ККТ). И на этом всё — технически и юридически регистрация онлайн-кассы пройдена.
Так как процедура регистрации не отлажена, ведь участников процесса очень много, то могут возникать проблемы, вопросы, всплывать нюансы — обо всём этом можно и нужно писать и комментировать. Кто-то вам поможет, кому-то вы поможете. Заодно это заставит производителей, а все камни обычно в их огород летят, реагировать быстро и работать больше, в том числе над ПО, инструкциями и т.д. В будущем же может понадобиться смена ОФД, перерегистрация онлайн-кассы и т.д., а все изменения хотелось бы вносить легко и непринужденно!
Ну а что в конце? После того, как регистрация онлайн-кассы пройдена — необходимо проверить как всё работает. Тут может быть такой нюанс как пример по умолчанию в виде каких-нибудь чипсов, и получится, что вы, торгуя, к примеру, сантехникой, вдруг засветили продажу чипсов 🙂 Как пройти проверку? Тут уже зависеть будет от той программы учета торговли, которой вы пользуетесь. Рекомендовать кого-то сложно, но есть твердое убеждение, что будущее за теми, кто делает интеграцию, ведь это невероятно удобно. Представьте, вы работаете в торгово-учетной программе, и прямо из неё не просто формируете платежки, но и подписываете их и они оплачивают заказанные товары/услуги! Так работает интеграция с интернет-банком. Самые передовые производители и разработчики начали интеграцию своих решений, например описанную выше интеграцию сделал веб-сервис Контур Эльба с несколькими банками, точно также Контур Эльба интегрировалась с производителями онлайн-касс — прежде всего это универсальные решения по онлайн-кассами от LifePay (вообще все разновидности торговли охвачены), а также с ещё рядом разработчиков ПО для онлайн-касс (у разработчика Эльбы, кстати, есть своё ПО — Контур Маркет). Эльба сделала интеграцию с Контур ОФД. С такими производителями очень удобно бывает работать, уровень комфорта и сокращения всяческих издержек бывает просто огромным. Знакомство с веб-сервисом не требует установки или оплаты, можно запросто попробовать и всё померить, ведь подключение онлайн! И целый месяц новому пользователю Эльба дарит — можно много чего перетрогать и перепробовать, более того — нового пользователя ждёт ещё один подарок: целый квартал Эльба прибавит новому пользователю при покупке любого тарифа. Можно хоть самый дорогой купить — именно он и будет автоматически продлён.