Сколько лет идёт борьба компьютерной автоматизации против бумаг? Столько же, сколько и продолжается рост бумагооборота. В России, во всяком случае. Казалось бы, когда применяется цифровая подпись документов , бумаги должно создаваться меньше, в том числе должно измениться хранение отчетности, ведь подписанные ЭЦП документы хранятся в электронном виде на серверах (а иного и быть не может). Собственно, давно уже можно сдать отчетность онлайн, как и сформировать её онлайн, ну а заполнением бумаг шариковой ручкой пользуется очень малочисленное меньшинство (даже отчетность по почте сдают в виде распечатанных файлов). Но требования и привычки, законы и правила заставляют организации и индивидуальных предпринимателей заниматься организацией хранения отчетности. А отчетность нужно сдавать постоянно, и, соответственно, нужно постоянно увеличивать архивы. Логика существования электронных и бумажных документов пока что нарушена, но время от времени её пытаются наладить. И хранение бухгалтерской отчетности иногда, очень редко, но попадает в бухгалтерские новости.
Так, согласно Приказу МНС России от 2 апреля 2002 г. № БГ-3-32/169 при представлении налоговой декларации в электронном виде не обязательно представлять ее в налоговый орган на бумажном носителе. В то же время налогоплательщик и налоговый орган должны обеспечить хранение этой декларации в установленном порядке.
Вместе с тем, компании и предприниматели обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов (ст. 23 НК РФ). При этом Налоговый кодекс не предусматривает обязанность хранения на бумажном носителе документов, составленных в электронной форме по установленным форматам.
Таким образом, соответствующие документы в электронном виде не обязательно распечатывать на бумаге и хранить. Об этом говорится в письме Минфина России от 22 августа 2012 г. :
Письмо Министерства финансов РФ
№ 03-02-07/1-202 от 22.08.2012
Хранение бумажных копий налоговых деклараций, сданных по ТКС
Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики <…> по вопросам представления налоговых деклараций сообщает.
В соответствии со статьей 80 Налогового кодекса РФ (далее — Кодекс), налоговая декларация (расчет) представляется в налоговый орган по месту учета налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента) по установленной форме на бумажном носителе или по установленным форматам в электронной форме вместе с документами, которые в соответствии с Кодексом должны прилагаться к налоговой декларации (расчету).
Налоговая декларация (расчет) может быть представлена налогоплательщиком (плательщиком сбора, налоговым агентом) в налоговый орган лично или через представителя, направлена в виде почтового отправления с описью вложения или передана в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи.
Согласно Приказу МНС России от 02.04.2002 № БГ-3-32/169 «Об утверждении Порядка представления налоговой декларации в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи» (зарегистрирован в Минюсте России 16.05.2002 № 3437) при представлении налоговой декларации в электронном виде налогоплательщик не обязан представлять ее в налоговый орган на бумажном носителе. Налогоплательщик и налоговый орган обеспечивают хранение декларации, представленной в электронном виде, в установленном порядке.
На основании статьи 23 Кодекса налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов.
При этом Кодекс не предусматривает обязанность хранения на бумажном носителе документов, составленных в электронной форме по форматам, установленным федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов.
Статьей 93 Кодекса предусмотрено, что в случае, если истребуемые у налогоплательщика документы составлены в электронной форме по установленным федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов, форматам, налогоплательщик вправе направить их в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.
Заместитель директора департамента
налоговой и таможенно-тарифной политики
Министерства финансов РФ
С.В. Разгулин
В общем, начало положено. Кто знает, может процесс не остановится, и в электронном виде можно будет хранить ещё больше документов. Так что будем следить как тема про хранение бухгалтерской отчетности будет развиваться.