Документы Эльбы

Для сервиса Эльба документы – это “наше всё”, закон требует, деловая практика обязывает – в общем, документировать нужно много когда, много чего, много зачем. Конечно, бумажные документы – это проблема, вернее целая куча проблем, и не все хотят, не все готовы от них избавиться или сократить их, но бывает так, что именно государство ограничивает победное шествие ЭДО, бывает и технологии не спешат упрощать жизнь. Как обстоят дела в ведущем онлайн-сервисе России для малого бизнеса на УСН и патенте Контур Эльба? В сервисе Эльба документы получили массивную автоматизацию и интеграцию, по большей части ИП ничего и не нужно кроме Эльбы, большинство типичных задач она выполняет на ура, да ещё и подтягивает уровень бизнеса на более высокую планку. Больше порядка, прозрачности для предпринимателя, мобильность, интеграция, мобильность – всевозможных удобств здесь столько, что всё сразу и не перепробуешь. Но давайте разберём в общих чертах, как документы Эльба организовала, вернее не просто документы, а работу с ними.

Присутствует создание электронных документов в самом сервисе – УПД и Эльба подружились уже давно, о чем выходила отдельная новость, можно создавать договоры  в Эльбе – в наличии настоящий конструктор договоров, счет Эльба не только создает, но и связывает со множеством других документов (это можно сделать вручную), также есть акты, свои шаблоны и т.п. В общем полноценный набор для создания и работы с первичной торговой документацией предприятия. Всё это развивается уже много лет, так что интересных возможностей в Эльбе более чем достаточно.

Имеется выгрузка документов из Эльбы – и это разные форматы doc, pdf, xml. То есть обмениваться можно как угодно документами, в том числе работать с любым ПО, куда можно загрузить документы. Формат xml пригодится, в том числе, если вдруг вы используете не Диадок для ЭДО.

Связка документов в бизнес-процесс. Иногда нужно связать документы, например договор и счет, счет и акт, ну и т.д. Это можно сделать, например, привязав поступление определенной суммы к определенному счету, можно выставлять счета на основании договора, создавать на акт на основании счета и т.д.

Автоматическое создание документов по расписанию – в Эльбе можно создавать документы и вручную, но можно и работать с автоматически созданными документами по расписанию, для этого нужно в Эльбе указать, что вам нужно, чтобы она создавала каждый месяц, например, пятого числа определенный документ. Невероятно много времени можно сэкономить с таким функционалом!

Подписывание документов ЭЦП и отправка онлайн – в Эльбе есть ЭДО (электронный документооборот). Сервис Диадок Эльба подключила далеко не сразу, хотя оба севриса – разработки одной компании (СКБ Контур), но лёд тронулся и начался процесс интеграции. На момент начала статьи очередное обновление избавило пользователей от проблемы разных КПП у контрагентов (а это бывало не редко там, где были обособленные подразделения), а также от проблемы разных операторов ЭДО – теперь сервис Диадок в Эльбе имеет роуминг. То есть уже не важном какой ЭДО пользуется контрагент.

Сканирование бумажных документов и автоматическое распознавание. Нет, конечно, Эльба не создала ПО для сканеров или камер смартфонов, пользователь может как угодно сделать фото (скан) документа и загрузить в мобильное приложение Эльбы, главное – сделать это при достаточно большом количестве света и параллельно с документов (если речь про фото). При современных смартфонах это дела пары секунд, получившееся фото отправляем в приложение Контур Эльба, и оно распознает в фоновом режиме документ – акты, накладные, счета (счета с июня 2021)